Privatlivspolitik

Hos Synthetron behandler vi store mængder data, som oftest er anonyme. Disse anonyme data udgør ingen risiko for privatlivets fred for de personer, der er i kontakt med Synthetron. I de fleste tilfælde optræder Synthetron som databehandler for en kunde, der er dataansvarlig. Selvom anonymitet og privatliv er kerneværdier hos Synthetron, indsamler vi nogle personoplysninger. I denne privatlivspolitik forklarer vi udførligt, hvilke personoplysninger vi indsamler, hvordan vi indsamler dem, og hvorfor vi indsamler dem. Privatliv er vigtigt for os, og derfor har vi truffet foranstaltninger til at beskytte det. Læs alt om disse beskyttelsesforanstaltninger i vores sikkerhedspolitik. Denne privatlivspolitik behandler følgende emner:

• Pr. behandlingsaktivitet
  1. De oplysninger, vi indsamler, og hvordan vi indsamler dem.
  2. Hvordan vi bruger personoplysninger.
  3. Den periode, vi opbevarer disse personoplysninger i.
• Hvordan oplysninger videregives til andre og til eksterne databehandlere.
• Hvordan oplysninger opbevares.
• Hvordan du kan kontakte Synthetron om dit privatliv.

1. Behandlingsaktiviteter

Alle oplysninger opdeles pr. aktivitet og bruges ikke på anden måde end fastsat i denne privatlivspolitik. Kontaktoplysninger, der er indsamlet via helpdesken, bruges for eksempel ikke til at sende nyhedsbreve. Hvem i Synthetron-teamet der har adgang til personoplysninger, afhænger af projektet og teammedlemmets ekspertise. Deling af oplysninger inden for teamet begrænses til et minimum og er altid underlagt Synthetrons adfærdskodeks og de fortrolighedsaftaler (NDA'er), som alle medarbejdere har underskrevet.

1.1. Synthetron onlinedialoger

1.1.1. Sessionsdata

Deltagernes IP-adresser, som registreres under sessionen. Disse oplysninger indsamles automatisk, når deltagerne åbner landingssiden for Synthetron-sessioner via de links, de har fået.ii. Dialogdeltagernes IP-adresser bruges under sessionerne til at få softwaren til at fungere gnidningsfrit og til at kunne skelne unikke brugere online fra hinanden.iii. IP-adresser, der er indsamlet som fastsat i punkt 1.1, slettes automatisk ved afslutningen af Synthetron-onlinedialogen. For at sikre fuld anonymitet i dialogerne optræder denne IP-adresse ikke i nogen rapport, der udarbejdes på baggrund af dialogerne. Dialogerne indeholder derfor heller ikke længere personoplysninger fra det tidspunkt, hvor sessionen er afsluttet.

1.1.2. Helpdesk

Kontaktoplysninger på personer, der kontakter Synthetrons helpdesk, fordi de oplever problemer med at deltage i Synthetron-dialogsessioner. Disse oplysninger omfatter blandt andet: for- og efternavn, e-mailadresser, personlige telefonnumre osv.ii. Kontaktoplysninger bruges til at løse de problemer, som personer oplever med at deltage i Synthetron-onlinedialoger, og til at gøre det muligt for Synthetrons it-team at finde og rette eventuelle fejl i systemet.iii. Kontaktoplysninger, der er indsamlet via helpdesken som fastsat i punkt 2.1, slettes efter tre måneder.

1.1.3. Logfiler

Serverlogfiler, herunder IP-adresser, indsamles, når nogen bruger en Synthetron-tjeneste, der hostes på Synthetrons servere.ii. Serverlogfiler bruges til at finde fejl og forbedre Synthetrons software.iii. Serverlogfiler opbevares, så længe der stadig er brug for dem. Hvor det er muligt, krypteres eller anonymiseres IP-adressen.

1.1.4. Segmenteringsdata

Under en session kan der stilles multiple choice-spørgsmål om specifikke personlige oplysninger, som aldersgruppe eller køn.ii. Det eneste formål med at indsamle disse oplysninger er at kunne opdele store grupper i mindre grupper med fælles kendetegn. For at beskytte enkeltpersoners privatliv udformes spørgsmålene, så segmenter aldrig er mindre end 8 personer. Segmenteringsdata bruges på intet tidspunkt til at identificere en enkelt deltager.iii. Da segmenteringen er afgørende for rapporteringen, opbevares segmenteringsdataene sammen med sessionsdataene, så længe de detaljerede data er nødvendige for rapporteringen. Hvis et spørgsmål utilsigtet fører til, at segmenteringen giver grupper på under 8 personer, slettes spørgsmålet og udelades af rapporteringen.

1.2. Kommunikation

1.2.1. Kontakter generelt

Kontaktoplysninger som, men ikke begrænset til, e-mailadresse, fornavn og efternavn. Disse indsamles via personlige erhvervskontakter, Synthetrons hjemmeside, Synthetron-konsulenternes forretningsforbindelser og personer, der kontakter os via Synthetrons kontakt-e-mailadresser.ii. Kontaktoplysninger bruges til mailinglister. Disse lister bruges til at udsende nyhedsbreve om Synthetrons aktiviteter og til at sende invitationer til Synthetron-arrangementer som Think Tanks og netværksarrangementer via mailchimp.com.iii. Kontaktoplysninger, der bruges på denne måde, opbevares, så længe der er behov for det. Det er dog altid muligt at bede om at blive glemt og ikke længere modtage e-mails og invitationer. Kontakt os i den forbindelse på denne e-mailadresse: support@synthetron.com.

1.2.2. Kontaktoplysninger knyttet til et projekt

Kontaktoplysninger, som kunden (den dataansvarlige) leverer for at gennemføre et projekt med succes. Hvilke oplysninger der deles, aftales på forhånd; den præcise brug af disse oplysninger fastlægges i aftalen med kunden.ii. Disse kontaktoplysninger bruges til at gennemføre projekter med succes. Oplysningerne kan bruges på forskellige måder, for eksempel: udsendelse af invitationer til onlinedialogen, udsendelse af invitationer til at deltage i spørgeskemaundersøgelser eller enhver anden aktivitet, der på forhånd er aftalt mellem kunden og Synthetron. I disse tilfælde optræder Synthetron udelukkende som databehandler; kunden har rådighed over oplysningerne (den dataansvarlige).iii. Oplysninger, som kunder leverer for at gennemføre projekter, slettes, når projektet er afsluttet.

1.2.3. Sociale medier

Kontaktoplysninger, der gives til Synthetron af personer, som vælger at følge Synthetron på forskellige sociale medier, såsom, men ikke begrænset til: Facebook, LinkedIn, Twitter, Instagram osv.ii. De personoplysninger, der gives via sociale medier, bruges udelukkende til at dele opdateringer via kanalerne på de sociale medier. De personoplysninger, der er gemt på disse sociale medier, er de pågældende kanalers ansvar og er derfor ikke under Synthetrons kontrol. Personoplysningerne om disse “følgere” på sociale medier bruges ikke uden for den platform, hvor de hostes.iii. Kontaktoplysninger via sociale medier forsvinder, hvis nogen beslutter ikke længere at følge Synthetron; der opbevares ingen oplysninger herom.

1.3. Personaleadministration

1.3.1. Jobansøgninger

CV'er fra personer, der kontakter Synthetron om mulige stillinger.ii. CV'er behandles fortroligt og drøftes udelukkende internt hos Synthetron.iii. CV'er opbevares indtil ansættelsesforholdets ophør eller slettes, efter at en person er blevet afvist til en stilling. Uopfordrede ansøgninger kan opbevares længere.

2. Hvordan oplysninger videregives til andre og til eksterne databehandlere.

• Personoplysninger kan deles sikkert inden for Synthetron-teamet for at udnytte alles ekspertise, i det omfang det er nødvendigt til de formål, der er fastsat i dette dokument. Hvordan Synthetron sikrer dine oplysninger, fremgår af Synthetrons sikkerhedspolitik.
• Synthetron bruger tredjepartssoftware til behandling for at udføre sine opgaver. Tredjepartssoftware kan inddeles i to kategorier: online og offline. Nedenfor følger en liste over tredjepartssoftware, som vi jævnligt bruger. Det er alle pålidelige parter, der overholder GDPR:
• Online:
  • MailChimp
  • G-mail
  • MS SharePoint
  • Message bird
  • Google analytics
  • Zoom
• Offline:
  • Microsoft 365
  • Ucinet (software til at tegne netværk)
• Uden for disse pålidelige behandlingsværktøjer deler Synthetron aldrig personoplysninger med andre parter uden udtrykkeligt samtykke.

3. Hvordan oplysninger opbevares

• Alle Synthetron-servere står i Frankfurt og administreres af AWS og af Synthetron. Derfor overholder vi GDPR fuldt ud.
• Alle eksterne databehandlere opbevarer europæiske data i Europa i overensstemmelse med GDPR.

4. Hvordan du kan kontakte Synthetron om dit privatliv

• Du har altid ret til at spørge, hvilke oplysninger vi har om dig, og vi giver dem gerne. Da personoplysninger ikke er en del af vores kerneaktiviteter, er der som regel tale om kontaktoplysninger som fastsat i dette dokument. Kontakt os på support@synthetron.com for at få indsigt i dine personoplysninger.
• Du har altid ret til at framelde dig eller tilmelde dig vores mailingliste. Du framelder dig ved at kontakte os på denne e-mailadresse: support@synthetron.com.
• Du har ret til at blive glemt. Ønsker du, at vi sletter alle de oplysninger, vi har om dig? Så er du velkommen til at kontakte os på support@synthetron.com.

‍

‍