Een behoefte die de Coronacrisis van 2020 extra benadrukte, was de noodzaak om te innoveren. Organisaties waren daar al mee bezig, maar deze crisis dwong hen om dubbel zo snel te innoveren en zich aan te passen aan de veranderende omstandigheden, aangezien de dagelijkse werkpraktijk door thuiswerken drastisch veranderde.
De uitdaging voor de meeste bedrijven was toen om een manier te vinden om door te gaan met innoveren, terwijl fysiek samenkomen onmogelijk was en grote innovatiesessies met verschillende teams niet konden plaatsvinden…
Eén organisatie vond een manier om effectief te innoveren met hun virtuele teams. Het Nederlandse Ministerie van Justitie had al aan het begin van de Coronacrisis voor het eerst gebruik gemaakt van Synthetron om in contact te komen met hun mensen die plotseling geïsoleerd thuiswerkten. Na zeer tevreden te zijn over de resultaten en de dynamiek die het binnen hun teams had gecreëerd, gebruikten ze het opnieuw en transformeerden het tot een krachtig instrument voor virtuele innovatie.
Hun verschillende afdelingen hadden nieuwe werkwijzen met hun teams ontwikkeld, verschillende werkpraktijken uitgeprobeerd en getest, en het was nu tijd om de verschillende afdelingen samen te brengen zodat ze van elkaar konden leren en als organisatie efficiënte nieuwe werkwijzen konden implementeren.
Alles kwam mooi samen voor de organisatie. Ze waren al bezig met een leiderschapsprogramma en een veranderprogramma toen de Coronatijd aanbrak. Op dat moment vonden ze het belangrijk om ervaringen rond innovatie te delen met hun topmanagers om snel van elkaar te kunnen leren in een open setting.
Innovatie was het belangrijkste doel. Er was een duidelijke behoefte om te innoveren en ideeën te delen die direct door de managers konden worden overgenomen en geïmplementeerd. Om dat te bereiken, werd besloten een virtuele bijeenkomst te organiseren met alle managers van alle afdelingen en Synthetron (het discussie- en co-creatiedeel) te combineren met Webex (om de bijeenkomst te introduceren, presenteren en af te sluiten).
De bijeenkomst was verdeeld in 3 cycli, één per gepresenteerd innovatie-initiatief. Alle cycli waren als volgt opgebouwd:
Ten eerste gebruikte het team van 150 managers Webex (een videoconferencingtool) zodat de hele groep kon luisteren naar de manager die het initiatief presenteerde. Hij presenteerde en legde zijn nieuwe werkwijzen uit en wat hij had geleerd. (5 min)
Ten tweede kwamen de verschillende afdelingen bijeen met behulp van Synthetron om te bespreken of ze bepaalde werkwijzen in hun eigen processen konden overnemen. Elke afdeling kon discussiëren over: "Kunnen wij hetzelfde doen in onze processen? Zou het voor ons ook werken?" (10 min)
Ten derde werd Webex opnieuw gebruikt zodat de organisatoren onmiddellijk konden reageren en concluderen wat er uit de virtuele discussies was gekomen en wat, op basis van deze bevindingen, de volgende stappen zouden zijn. (5 min)
Deze cyclus werd 3 keer herhaald en gevolgd door een algemene conclusie van de bijeenkomst.
Er zijn veel ideeën uit voortgekomen. Het was een grote stap voorwaarts in het identificeren van manieren om processen in de verschillende afdelingen te verbeteren, en dat in iets meer dan een uur!
De grootste toegevoegde waarde voor de organisatie was dat Synthetron het voor hen mogelijk maakt om een videoconferencingtool zoals Webex naast ons e-dialoogplatform te gebruiken. Hierdoor kunnen ze beginnen met een "één-op-veel"-format, om vervolgens snel over te gaan naar afzonderlijke gesprekken in het "veel-op-veel"-format om dieper in te gaan op onderwerpen, innovaties te delen en van alle deelnemers te leren.
De bekendste videoconferencingtools zoals Zoom en Webex hebben simpelweg geen goede functionaliteit als het gaat om mensen die achter hun computer zitten en meestal een passieve rol innemen, de mogelijkheid te geven een proactieve rol te spelen door hun inzichten en meningen met die van anderen te delen en te rangschikken. Door Synthetron toe te voegen, konden de organisatoren iedereen laten spreken, reageren, debatteren en relevante inzichten vinden die ze na slechts één uur naar voren konden brengen en waarop ze met Webex konden reageren voordat ze afsloten met concrete vervolgstappen.
De Synthetron-consultant die aan deze casus werkte, concludeerde: "Zonder onze tool kun je alleen maar iemand een lange presentatie laten geven waarna je misschien een paar mensen kunt laten reageren, maar dat gaat meestal niet boven de 10 mensen uit. Het is echt meer een 'one man show' of een 'show van een paar mensen'. Het blijft beperkt als het gaat om het delen en bespreken van onderwerpen. En dat is essentieel voor elk innovatieproces."
How an interactive virtual meeting with 150 managers made innovating in times of crisis possible for the Dutch Ministry of Justice.
Een behoefte die de Coronacrisis van 2020 extra benadrukte, was de noodzaak om te innoveren. Organisaties waren daar al mee bezig, maar deze crisis dwong hen om dubbel zo snel te innoveren en zich aan te passen aan de veranderende omstandigheden, aangezien de dagelijkse werkpraktijk door thuiswerken drastisch veranderde.
De uitdaging voor de meeste bedrijven was toen om een manier te vinden om door te gaan met innoveren, terwijl fysiek samenkomen onmogelijk was en grote innovatiesessies met verschillende teams niet konden plaatsvinden…
Eén organisatie vond een manier om effectief te innoveren met hun virtuele teams. Het Nederlandse Ministerie van Justitie had al aan het begin van de Coronacrisis voor het eerst gebruik gemaakt van Synthetron om in contact te komen met hun mensen die plotseling geïsoleerd thuiswerkten. Na zeer tevreden te zijn over de resultaten en de dynamiek die het binnen hun teams had gecreëerd, gebruikten ze het opnieuw en transformeerden het tot een krachtig instrument voor virtuele innovatie.
Hun verschillende afdelingen hadden nieuwe werkwijzen met hun teams ontwikkeld, verschillende werkpraktijken uitgeprobeerd en getest, en het was nu tijd om de verschillende afdelingen samen te brengen zodat ze van elkaar konden leren en als organisatie efficiënte nieuwe werkwijzen konden implementeren.
Alles kwam mooi samen voor de organisatie. Ze waren al bezig met een leiderschapsprogramma en een veranderprogramma toen de Coronatijd aanbrak. Op dat moment vonden ze het belangrijk om ervaringen rond innovatie te delen met hun topmanagers om snel van elkaar te kunnen leren in een open setting.
Innovatie was het belangrijkste doel. Er was een duidelijke behoefte om te innoveren en ideeën te delen die direct door de managers konden worden overgenomen en geïmplementeerd. Om dat te bereiken, werd besloten een virtuele bijeenkomst te organiseren met alle managers van alle afdelingen en Synthetron (het discussie- en co-creatiedeel) te combineren met Webex (om de bijeenkomst te introduceren, presenteren en af te sluiten).
De bijeenkomst was verdeeld in 3 cycli, één per gepresenteerd innovatie-initiatief. Alle cycli waren als volgt opgebouwd:
Ten eerste gebruikte het team van 150 managers Webex (een videoconferencingtool) zodat de hele groep kon luisteren naar de manager die het initiatief presenteerde. Hij presenteerde en legde zijn nieuwe werkwijzen uit en wat hij had geleerd. (5 min)
Ten tweede kwamen de verschillende afdelingen bijeen met behulp van Synthetron om te bespreken of ze bepaalde werkwijzen in hun eigen processen konden overnemen. Elke afdeling kon discussiëren over: "Kunnen wij hetzelfde doen in onze processen? Zou het voor ons ook werken?" (10 min)
Ten derde werd Webex opnieuw gebruikt zodat de organisatoren onmiddellijk konden reageren en concluderen wat er uit de virtuele discussies was gekomen en wat, op basis van deze bevindingen, de volgende stappen zouden zijn. (5 min)
Deze cyclus werd 3 keer herhaald en gevolgd door een algemene conclusie van de bijeenkomst.
Er zijn veel ideeën uit voortgekomen. Het was een grote stap voorwaarts in het identificeren van manieren om processen in de verschillende afdelingen te verbeteren, en dat in iets meer dan een uur!
De grootste toegevoegde waarde voor de organisatie was dat Synthetron het voor hen mogelijk maakt om een videoconferencingtool zoals Webex naast ons e-dialoogplatform te gebruiken. Hierdoor kunnen ze beginnen met een "één-op-veel"-format, om vervolgens snel over te gaan naar afzonderlijke gesprekken in het "veel-op-veel"-format om dieper in te gaan op onderwerpen, innovaties te delen en van alle deelnemers te leren.
De bekendste videoconferencingtools zoals Zoom en Webex hebben simpelweg geen goede functionaliteit als het gaat om mensen die achter hun computer zitten en meestal een passieve rol innemen, de mogelijkheid te geven een proactieve rol te spelen door hun inzichten en meningen met die van anderen te delen en te rangschikken. Door Synthetron toe te voegen, konden de organisatoren iedereen laten spreken, reageren, debatteren en relevante inzichten vinden die ze na slechts één uur naar voren konden brengen en waarop ze met Webex konden reageren voordat ze afsloten met concrete vervolgstappen.
De Synthetron-consultant die aan deze casus werkte, concludeerde: "Zonder onze tool kun je alleen maar iemand een lange presentatie laten geven waarna je misschien een paar mensen kunt laten reageren, maar dat gaat meestal niet boven de 10 mensen uit. Het is echt meer een 'one man show' of een 'show van een paar mensen'. Het blijft beperkt als het gaat om het delen en bespreken van onderwerpen. En dat is essentieel voor elk innovatieproces."
Onze unieke aanpak zorgt ervoor dat elke mening gehoord en gewogen wordt, wat leidt tot slimmere en meer inclusieve besluitvorming.
%201.png){kind=icon}
